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Politique de confidentialité & de protection des données personnelles

La présente politique de confidentialité et de protection des données personnelles (ci-après la « Politique ») a pour objet d’exposer les finalités, les modalités et les conditions de réalisation des traitements de données à caractère personnel par :

FRENCH AMERICAN BAR ASSOCIATION (ASSOCIATION DES BARREAUX FRANÇAIS ET AMÉRICAINS), association régie par la loi du 1er juillet 1901, association déclarée et enregistrée sous le numéro RNA W751210407, ayant son siège chez le Cabinet LIBRA AVOCATS, 5 rue Juliette Récamier, 75007 Paris, représentée par sa Présidente, Maître Delphine ESKENAZI (ci-après la « FABA»)

La FABA peut être amenée à collecter et traiter des données personnelles concernant :

  • les visiteurs et utilisateurs (ci-après les « Utilisateurs ») du site internet https://www.faba-france.org (ci-après le « Site ») lors de leur navigation sur le Site ;
  • ses adhérents, conformément aux statuts de l’association (ci-après les « Adhérents ») ;
  • les participants aux évènements organisés par la FABA (ci-après les « Participants ») ; et
  • toute personne intéressée par l’objet de la FABA et/ou entrant en contact avec la FABA (ci-après les « Personnes Intéressées »).

Ensemble, les Utilisateurs, les Adhérents, les Participants et les Personnes Intéressées sont désignés les « Personnes Concernées ».

La FABA est soucieuse de la protection de la vie privée et des données personnelles des Personnes Concernées. Elle veille à adopter et à respecter une politique de traitement des données à caractère personnel conforme à la règlementation en vigueur, notamment conformément au règlement UE n°2016/679 dit « Règlement Général relatif à la Protection des Données » (le « RGPD ») et à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée.

La présente Politique peut être consultée à tout moment par les Personnes Concernées directement sur le Site.

De surcroit, lors de l’adhésion à la FABA, de l’inscription à un évènement et/ou de la prise de contact avec la FABA par le biais des formulaires du Site qui y sont respectivement dédiés, les Personnes Concernées doivent reconnaître avoir pris connaissance de la présente Politique avant de soumettre leur demande.

La FABA se réserve le droit de modifier la Politique à tout moment. La version en vigueur sera celle publiée sur le Site.

1. Responsable de traitement

LA FABA est le responsable de traitement des données personnelles collectées et traitées relatives aux Personnes Concernées, dans le cadre de leur navigation sur le Site (pour les Utilisateurs), de leur adhésion (pour les Adhérents), de leur participation aux évènements (pour les Participants) et de leur interaction avec la FABA (pour les Personnes Intéressées).

Le responsable de traitement est la personne ou l’entité (ici la FABA) qui détermine les modalités et les finalités du traitement de données à caractère personnel. Il endosse la responsabilité du traitement de données personnelles qu’il met en œuvre et il est le principal contact des Personnes Concernées pour que celles-ci s’informent ou fassent valoir leurs droits.

La FABA peut être contactée aux coordonnées renseignées à l’article 10 « Contact » de la présente Politique.

2. Collecte de données personnelles

2.1 Source des données personnelles

La FABA collecte les données personnelles des Personnes Concernées directement auprès de ces derniers dans les cas de figure suivants :

  • Lorsque les Personnes Concernées prennent contact avec la FABA
  • Lors de l’adhésion à la FABA pour les Adhérents
  • Lors de l’inscription des Participants aux évènements organisés par la FABA

Par ailleurs, dans la mesure où la mise en relation des Adhérents, Participants et Personnes Intéressées fait partie de l’objet de la FABA, il peut arriver que la FABA reçoive des informations concernant une Personne Intéressée par le biais d’un tiers (que ce tiers soit Adhérents ou non).

Dans ce cas de figure, après avoir reçu les informations concernant la Personne Intéressée par le biais d’un tiers, lors de sa première prise de contact avec ladite Personne Intéressée, la FABA informera cette dernière du traitement de ses données personnelles et de ses droits, en transmettant le lien vers sa politique de confidentialité par email (sous réserve d’avoir collecté l’adresse email de ladite Personne Intéressée).

2.2 Caractère obligatoire de la fourniture des données

Certaines données sont nécessaires pour adhérer à la FABA, pour s’inscrire à un évènement et/ou pour contacter la FABA. Les informations obligatoires à compléter sont indiquées sur les formulaires de la FABA par un astérisque ou par la mention « information obligatoire ». A défaut de fournir ces informations, la FABA ne pourra pas mettre en œuvre la relation contractuelle et/ou les services concernés.

D’autres données sont facultatives et ne sont traitées par la que lorsqu’elles sont communiquées spontanément par la Personne Concernée.

2.3 Exactitude des données

La FABA fait ses meilleurs efforts pour maintenir les données personnelles des Personnes Concernées exactes et complètes. Afin de s’assurer que les données les concernant sont à jour, les Personnes Concernées peuvent contacter la FABA aux coordonnées mentionnées à l’article 10 de la présente Politique.

3.Finalités et bases légales des traitements

La FABA traite les données personnelles des Personnes Concernées conformément aux bases légales suivantes pour les finalités décrites ci-dessous :

Dans le cadre de l’exécution d’un Contrat ou de mesures précontractuelles pour l’adhésion à la FABA conformément aux statuts de l’association:

  • la gestion de l’acceptation de statuts de l’association et de la présente Politique ;
  • le recueil des informations de l’Adhérent ;
  • les éventuels échanges entre la FABA et les Personnes Intéressées pour obtenir des informations au sujet de l’objet de la FABA préalablement à une adhésion ;
  • les échanges entre la FABA et ses Adhérents, conformément aux statuts ;
  • la mise en relation des Adhérents entre eux ou d’Adhérents avec des Personnes Intéressées (pour l’Adhérent qui est à l’initiative d’une telle demande) ;
  • plus généralement, la mise en œuvre de l’objet de la FABA auprès des adhérents ;
  • la gestion des éventuelles réclamations.

Dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles pour l’inscription à des évènements organisés par la FABA :

  • la gestion de l’acceptation des conditions d’inscription à l’évènement et de la présente Politique ;
  • le recueil des informations du Participant ;
  • les éventuels échanges entre la FABA et les Personnes Intéressées pour obtenir des informations au sujet de l’évènement, préalablement à une inscription ;
  • les éventuels échanges entre la FABA et les Participants en amont, pendant ou après un évènement, au sujet de cet évènement ;
  • la gestion des éventuelles réclamations.

Dans le cadre des obligations légales de la FABA :

  • satisfaire aux obligations légales et règlementaires auxquelles la FABA est soumise, comme notamment (sans s’y limiter) la déclaration fiscale afférente aux transactions et la conservation des factures ;
  • la tenue d’une comptabilité ;
  • la prévention du blanchiment, de la fraude, du financement du terrorisme, et la lutte contre la corruption ;
  • gérer les demandes des Personnes Concernées au titre de leurs droits en matière de protection des données personnelles ;
  • répondre à toute demande, ordre ou ordonnance d’une autorité judiciaire ou administrative.

Dans le cadre de l’intérêt légitime de la FABA, dans le respect des libertés et droits fondamentaux des Personnes Concernées :

  • la réponse aux Personnes Intéressées ayant pris contact avec la FABA par le biais de l’utilisation du formulaire de contact sur le Site ou par le biais des coordonnées de contact de la FABA (l’intérêt légitime de la FABA est de promouvoir et d’améliorer ses services en répondant aux questions et communications des Personnes Intéressées) ;
  • la mise en relation des Adhérents entre eux (pour l’Adhérent qui n’est pas à l’initiative de la demande) ou d’Adhérents avec des Personnes Intéressées (et ce uniquement lorsque la Personne Intéressée non-adhérente est à l’initiative d’une telle demande) (l’intérêt légitime de la FABA est de favoriser les échanges entre les Adhérents et les Personnes Intéressées conformément à l’objet de l’association) ;
  • l’envoi de newsletter et autres informations aux Adhérents, aux Participants ayant participé à un évènement de la FABA au cours des trois dernières années et aux Personnes Intéressées ayant contacté la FABA au cours des trois dernières années, sauf lorsque la Personne Concernée a expressément indiqué ne pas souhaiter recevoir ce type de communications (l’intérêt légitime de la FABA est de promouvoir ses services, son objet et ses évènements) ;
  • l’animation de ses comptes sur les réseaux sociaux (l’intérêt légitime de la FABA est de promouvoir ses services, son objet et ses évènements) ;
  • la mise à disposition, le maintien et l’amélioration du Site (l’intérêt légitime de la FABA est de promouvoir et d’améliorer ses services, en donnant des informations sur ses services, son objet et ses évènements) ;
  • la collecte d’avis des Personnes Concernées (l’intérêt légitime de la FABA est de promouvoir et d’améliorer ses services en donnant des informations supplémentaires sur ses services et son objet) ;
  • la gestion du recouvrement (l’intérêt légitime de la FABA est de faire respecter et exécuter ses droits) ;
  • le fait de détecter, enquêter, prévenir ou prendre des mesures concernant les activités illégales, les abus, les suspicions de fraude ou les situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité ou les droits d’une personne ou d’une entité, et s’en servir de preuve en cas de contentieux (l’intérêt légitime de la FABA est de prévenir la fraude et toute activité interdite ou illégale, ainsi que de faire respecter et exécuter ses droits) ;
  • la protection et la défense de ses droits et intérêts devant les tribunaux, juridictions ou autorités compétents (l’intérêt légitime de la FABA est de faire respecter et exécuter ses droits) ;
  • le fait de permettre la formation de ses équipes (l’intérêt légitime de la FABA est de permettre à ses équipes d’acquérir les compétences et connaissances nécessaire aux missions qui leurs sont confiées) ;
  • le fait de permettre la réalisation d’audits de conformité et de sécurité (l’intérêt légitime de la FABA est de maintenir un niveau élevé de compétence, de qualité et de conformité à la règlementation).

Avec le consentement du Client ou de l’Utilisateur :

  • la mise en relation et/ou la communication des informations d’une Personne Concernée non-adhérente qui n’est pas à l’initiative de la demande ;
  • Exceptionnellement, lorsque la FABA souhaite traiter des données personnelles pour des finalités autres que celles susmentionnées, la FABA le fera sur la base du consentement de la Personne Concernée.

4. Catégories de données personnelles

Les informations collectées par la FABA au sujet du Client ne sont pas des données à caractère personnel lorsqu’il s’agit d’informations au sujet d’une société uniquement. (Par exemple, une ligne téléphonique générale d’accueil dédiée à la société ou une adresse email de type « contact@nomdelasociete.com » ne sont pas des données à caractère personnel.)

En revanche, les informations relatives aux Personnes Concernées, lorsqu’il s’agit d’une personne physique, sont des données à caractère personnel se rapportant à des individus.

A ce titre, la FABA est susceptible de collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

  • Lors des échanges avec la FABA : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone et tout autre élément communiqué spontanément par la Personne Concernée lors de ses échanges avec la FABA.
  • Lors de l’Adhésion: nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, adresse postale, statut (avocat, juriste, étudiant), barreau d’affiliation pour les avocats, domaine d’activité.
  • Lors de l’inscription à un évènement : nom, prénom, adresse email, statut (avocat, juriste, étudiant).
  • Lors du paiement de la cotisation annuelle ou de la participation à un évènement par virement bancaire ou par chèque : nom, prénom, adresse de facturation, coordonnées bancaires (non conservées), numéro de SIRET et de TVA le cas échéant.
  • Lors du paiement de la cotisation annuelle ou de la participation à un évènement par carte bancaire : nom, prénom, numéro de carte bancaire (non conservé), numéro de SIRET et de TVA le cas échéant.
  • Lors de la facturation, du recouvrement et de l’archivage des factures : nom, prénom, adresse de facturation, numéro de SIRET et de TVA le cas échéant.
  • Lors de l’envoi d’une newsletter : nom, prénom et adresse email.
  • Lors de l’animation de ses réseaux sociaux et/ou de la collecte d’avis : nom, prénom, pseudo, et tout autre élément communiqué spontanément par la Personne Concernée.

5. Destinataires des données personnelles

Les données personnelles qui sont collectées et traitées par la FABA pourront être transmises :

  • Aux personnes habilitées parmi les membres du conseil d’administration de la FABA ;
  • Aux Adhérents (pour les autres Adhérents ou pour les Personnes Intéressées qui sont à l’initiative de la demande ou à défaut avec le consentement de ces dernières) ;
  • Aux Personnes Intéressées (pour les Personnes Concernées à l’initiative de la demande, ou à défaut avec le consentement de ces dernières) ;
  • Aux prestataires de services auxquels la FABA fait appel pour l’accomplissement des finalités exposées à l’article 3 de la présente Politique (dans la limite des données nécessaires à l’accomplissement de ces finalités) ;
  • Aux services de police, aux autorités administratives et/ou judiciaires (ou plus généralement aux organismes publics), ainsi qu’à la compagnie d’assurance de la FABA, en cas de violation des statuts de l’association ou d’une obligation légale ou règlementaire, dans le cadre du respect des obligations légales de la FABA, ou pour lui permettre d’assurer la défense de ses droits et intérêts ;
  • Aux conseils juridiques et avocats de la FABA en tant que de besoin.

6. Sécurité des données personnelles

La FABA met en œuvre des mesures de sécurité organisationnelles, techniques, logicielles et physiques pour protéger les données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation ou altération.

7. Hébergement et transfert des données personnelles en dehors de l’Espace Économique Européen

Les données personnelles collectées dont la FABA est responsable sont hébergées en France sur les serveurs de la FABA.

Les données personnelles dont la FABA est responsable peuvent être transférées dans des pays en dehors de l’Espace Économique Européen (ci-après l’« EEE »), notamment, sans s’y limiter, aux Personnes Intéressées aux Etats-Unis, en particulier aux adhérents de l’association jumelle « FRENCH AMERICAN BAR ASSOCIATION » basée à New York.

Afin d’assurer une protection équivalente à celle offerte dans l’EEE, espace territorial en dehors duquel les standards du RGPD ne sont pas applicables, les transferts de données en dehors de l’EEE seront :

  • A destination d’un pays ayant reçu une décision d’adéquation de la part de la Commission Européenne ; ou
  • A destination d’entités ayant adopté des règles contraignantes conformes au RGPD dans le cadre d’un processus approuvé par la Commission Européenne ; ou
  • Encadrés par des clauses contractuelles basées sur les clauses types de la Commission Européenne.

8. Conservation des données

La FABA conserve les données personnelles des Personnes Concernées pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, le cas échéant augmenté des durées légales d’archivage, de conservation de certaines données et de prescription. À l’issue de ces périodes, les données personnelles seront soit supprimées, soit anonymisées de façon irréversible par la FABA.

La durée de conservation dépend du type de données personnelles et de la finalité. La durée de conservation est en particulier déterminée selon les critères suivants :

  • La durée de la relation contractuelle avec l’Adhérent ;
  • La régularité des contacts avec la FABA ;
  • L’existence d’obligations légales imposant à la FABA de conserver les données ;
  • L’existence d’une durée de conservation spécialement définie par la règlementation applicable (par exemple obligation de conserver les factures pendant 10 ans) ; et
  • Le type de données personnelles, notamment celles nécessitant une attention et des précautions particulières (par exemple les informations bancaires).

Dans ce contexte, la FABA retient les durées de conservation suivantes :

  • Les données concernant les Adhérents sont conservées pendant toute la durée de son adhésion à la FABA, et au plus tard pendant les trois années suivant la fin de son adhésion, sa dernière participation à un évènement ou sa dernière interaction avec la FABA.
  • Les données concernant les Personnes Concernées non-adhérents sont conservées au plus tard, à l’issue de trois années suivant sa dernière participation à un évènement ou sa dernière interaction avec la FABA.
  • Les données seront ensuite supprimées ou anonymisées de façon irréversible par la FABA, sauf si ces données doivent être conservées à des fins de comptabilité, dans le cadre d’obligations légales, de règlement des différends, de recouvrement ou de prévention de la fraude. Les factures seront conservées pendant une durée de dix (10) ans à compter de leur date d’émission.
  • Les coordonnées bancaires et informations de carte bancaire ne sont pas conservées après le paiement.
  • Dans l’hypothèse d’une contestation relative à une transaction ou à une utilisation du Site, ou dans l’hypothèse d’un différend, les données relatives à ladite transaction, à l’utilisation du Site ou au différend en question sont conservées pendant les durées de prescription applicables.

Pour plus d’information concernant la durée de conservation des données personnelles, les Personnes Concernées sont invitées à prendre contact avec la FABA aux coordonnées renseignées à l’article 10 ci-dessous.

9. Droits de l’Utilisateur

Les Personnes Concernées disposent, dans les conditions du RGPD et des lois applicables en France, des droits suivants :

  • Droit d’information : les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir de la FABA des informations relatives au traitement des données personnelles par la FABA les concernant.
  • Droit d’accès : les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir de la FABA la confirmation que leurs données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données ainsi que les informations relatives aux finalités du traitement (art. 15 du RGPD).
  • Droit de rectification : les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir de la FABA, dans les meilleurs délais, la rectification de leurs données personnelles qu’ils jugent inexactes (art. 16 du RGPD).
  • Droit à l’effacement : les Personnes Concernées ont le droit d’obtenir de la FABA l’effacement de leurs données personnelles, dans les conditions prévues à l’article 17 du RGPD. Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une mesure précontractuelle, la FABA ne sera pas en mesure d’exécuter ledit contrat ou lesdites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas d’effacement.
  • Droit à la limitation du traitement : les Personnes Concernées peuvent obtenir de la FABA la limitation du traitement de leurs données personnelles dans les conditions de l’article 18 du RPGD. Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une mesure précontractuelle, la FABA ne sera pas en mesure d’exécuter ledit contrat ou lesdites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas de limitation du traitement.
  • Droit d’opposition : les Personnes Concernées ont le droit de s’opposer à tout moment à un traitement de leurs données personnelles, dans les conditions de l’article 21 du RGPD. Ce droit ne s’applique pas lorsque le traitement est basé sur une obligation légale. Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une mesure précontractuelle, la FABA ne sera pas en mesure d’exécuter ledit contrat ou lesdites mesures précontractuelles ni de mettre en œuvre les services concernés en cas d’opposition au traitement de données personnelles.
  • Droit à la portabilité : les Personnes Concernées ont le droit de recevoir de la FABA, ou de demander à la FABA l’envoi à une tierce personne, des données personnelles les concernant qu’ils ont fourni à la FABA, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (art. 20 du RGPD).
  • Droit de retirer son consentement : les Personnes Concernées ont le droit de retirer leur consentement au traitement de leurs données si ce traitement est fondé sur le consentement. Le retrait de ce consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
  • Droit d’organiser le sort de ses données personnelles après sa mort : les Personnes Concernées peuvent définir des instructions post-mortem générales ou particulières, relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs données à caractère personnel après leur décès (Loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, telle que modifiée, art. 40,II).
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, les Personnes Concernées ont le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle s’ils considèrent que le traitement de données personnelles les concernant constitue une violation de la règlementation applicable aux données à caractère personnel (art. 77 du RGPD).

En France, l’autorité de contrôle est la CNIL, dont le siège est situé 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, et dont le site internet est accessible à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr 

Les Personnes Concernées sont cependant invités à prendre contact avec la FABA avant toute réclamation auprès d’une autorité de contrôle, ou avant d’engager tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Les Personnes Concernées peuvent exercer ces droits auprès de la FABA (aux coordonnées indiquées à l’article 10 « Contact » ci-dessous) sans frais, sauf en cas de demandes manifestement infondées, excessives ou répétées, auquel cas des frais pourront être appliqués.

10. Contact

Pour plus d’informations sur le traitement des données personnelles les concernant ou pour exercer leurs droits, les Personnes Concernées peuvent contacter la FABA aux coordonnées suivantes :

Email : contact@faba-france.org 

Adresse postale : French American Bar Association
Chez le Cabinet LIBRA AVOCATS
5 rue Juliette Récamier
75007 Paris